דף הבית

העברת מסמכים בשנות ה 2000

ישנם ארגונים רבים אשר מירב עבודתם הוא טיפול במסמכים בווריאציות שונות. ישנם ארגונים אשר דפוס פעילותם הוא לקבל מסמכים מהלקוחות, לבצע עליהם פעולה כלשהי ולהעביר את המסמכים קדימה, כמו במקרה של בנקים ,חברות ביטוח בהם הניירת המשרדית היא לב ליבו של העסק, וקיימת תנועה רבה של מסמכים רבים, שכן העבודה דורשת העברת מסמכים מקוריים בין גורמים שונים בארגון.

ארגונים מסוג זה המתבססים על העברת מסמכים בין הגורמים השונים בארגון עסוקים כל הזמן בחיפוש אחר דרכים יעילות אשר יחסכו לארגון זמן וכסף וכמובן ישמרו על המידע באופן מאובטח.

ארגונים בהם מסמכים נדרשים לעבור מגורם אחד לאחר בארגון, כאשר כל אחד צריך לבצע פעולה פיזית על המסמך המקורי – לחתום עליו או לקרוא אותו וכדומה כשאסור להשתמש בהעתקים דיגיטליים של המסמכים המקוריים.

עד היום ארגונים מסוג זה נדרשו להעסיק שליחים/רצים – אנשים אשר תפקידם הוא לקחת מסמך ממשרד אחד ולרוץ איתו כדי להעבירו למשרד אחר וכדומה, אולם ככל שהארגון מתפרס על שטח גדול יותר או על מספר קומות, והמסמכים צריכים לעבור יותר ידיים החלו להיווצר לארגונים אלה בעיות – מצד אחד הם נאלצו להעסיק מספר רב של אנשים אשר אמונים על העברת מסמכים בין המשרדים השונים, מה שייקר את הוצאות הארגון בצורה משמעותית, זמן רב בוזבז על תנועתם של הרצים ויש קושי לפקח על עבודה יעילה.

בדיוק לשם כך החלו להשתמש במערכות שינוע פניאומאטיות לצורך העברת מסמכים. מערכות אלה מבוססות על מערכת צינורות בין המשרדים השונים, וכאשר יש צורך להעביר מסמך לגורם כלשהו כל שיש לעשות הוא להכניס את המסמך לתוך שילוחית ("טיל"), ולבחור באמצעות לוח הבקרה לאן לשלוח את המסמך. האטימות של השילוחית מאפשרת לשמור על שלמות המסמך ולמנוע ממנו רטיבות או שאר מפגעים בלתי צפויים, ובמהירות שילוח של כ-8 מטרים בשנייה העברת מסמכים בין המשרדים השונים הפכה לעניין פשוט וקל.

הכול תוך חסכון מתמיד בזמן, בשכר עובדים וכמובן תוך השגת אבטחת המסמכים ברמה המקסימאלית.

פתרון בדוק המבטיח לכל ארגון הגדלת יעילות שתורמת באופן ישיר להגדלת הרווח תוך שיפור גדול ברמת השרות ללקוח.